Indledning
Ved udgangen af 2016, vedtog de tre kommuner Vordingborg, Faxe og Næstved, at etablere et fælles samarbejde på udbuds- og indkøbsaktiviteter.
Det fælles samarbejde kaldes i daglig tale SUI – Sydsjællands Udbud & Indkøbssamarbejde, og er normeret til 13 årsværk på tværs af kommunegrænserne. SUI er underlagt fælles ledelse og fysisk placeret i Næstved Kommune.
Indgangen til 2017 markerede startskuddet til et prøveår, hvor den nye enhed skulle finde sit fodfæste og påbegynde arbejdet med at forene fælles kræfter, der fremadrettet skal levere besparelser, gevinstrealiseringer og sikre ens arbejdsprocesser.
Indholdsfortegnelse
Introduktion til Udbud & Indkøb 1
Drejebog SUI – Sydsjællands Udbud & Indkøbssamarbejde 5
Indledning: 5
Formålet med Drejebogen: 5
Teams 6
Hvorfor er SUI opdelt i Teams? 6
Opdeling Fagområder i SUI: 6
Introduktion til Udbud – hvorfor Udbud? 7
Indledning 7
Indkøb på et internationalt marked 7
Udbudstyper 7
Udbudsrettens principper 7
Ligebehandlingsprincippet: 7
Gennemsigtighedsprincippet: 8
Proportionalitetsprincippet: 8
Andre vigtige principper i udbudsprocessen 8
Skal det udbydes? 8
Hvis ikke udbud, hvad så? 9
Hvad sker der, hvis reglerne for udbud ikke overholdes? 9
Udbudsreglerne i et samfundsmæssigt perspektiv 9
Serviceniveau for henvendelser vedrørende udbud til SUI 10
Hvem godkender og prioriterer emner til udbudsplanen? 10
Udbudsproces - EU-udbud 10
Tærskelværdier pr. 2018 og 2019 11
Hvad er klar grænseoverskridende interesse? 13
Indkøb under tærskelværdien, med klar grænseoverskridende interesse 13
Indkøb under tærskelværdien, uden klar grænseoverskridende interesse 14
Ressourceforbrug ved udbudsproces 14
Samhandelsaftaler 14
Brug for mere hjælp? 14
Evalueringsmetoder og modeller 15
Hvad er en evalueringsmodel? 15
Hvorfor anvende evalueringsmodeller? 15
Tilbudslister 15
Hvad er tilbudslister? 15
Hvem har ansvaret for, at der bliver udformet en tilbudsliste til indkøbet? 16
Udbudsplan 16
Hvad er en Udbudsplan? 16
Kontrolbud 17
Hvad er kontrolbud? 17
Hvorfor kontrolbud? 17
Kontrolbud i praksis 17
Hvem er ansvarlig for kontrolbud? 18
Brugergrupper 18
Retningslinjer for forplejning 18
Inhabilitet 18
Fortrolighed 19
Synliggørelse af arbejdet i SUI 19
Hvordan arbejdes der med synliggørelse af arbejdet? 19
Hvem har ansvaret for udfyldelse af arbejdsskabelon og arkivering af dokument? 20
Hvordan gemmes dokumenter i forbindelse med et udbud? 20
Hvor gemmes kontrakter? 21
Hvordan gemmes dokumenter/analyser i forbindelse med de faglige teams? 21
Hvordan arkiveres der i SBSYS? 21
Hvor gemmes øvrige dokumenter? 22
Implementering af aftaler med forskellige samarbejdspartnere 22
Hvorfor er det vigtigt med implementering af aftaler? 22
Hvordan foregår det i praksis? 23
Hvem har ansvaret for implementering og vedligehold af varekataloger og priser, samt kommunikation via e-handelssystem? 24
SKI tilslutning 24
Hvem er SKI? 24
Kontraktopfølgning 25
Kommunikation af aftaler 25
Kommunikation til indkøbere 26
Manglende information? 26
Brugen af Analyser 26
Hvorfor er det vigtigt med data til analysesystemer? 27
Analyser til udbud - samhandelsaftaler 27
Hvorfor analysere på kommunens indkøbsdata? 27
Hvor omfattede er analyse arbejde til udbud og samhandelsaftaler? 28
Analyser - leverandøropfølgning 28
Hvordan bruges analyser i arbejdet med leverandøropfølgning? 28
Analyser – FUS 29
Analyser til Fælles Udbud Sjælland 29
Analyser – forespørgsler 29
Hvordan laver SUI analyser og statistik på baggrund af forespørgsler? 29
Hvem skal man kontakte? 29
Gevinstberegninger og gevinstrealiseringer 30
Hvorfor bruger man metoder til gevinstberegninger og gevinstrealiseringer? 30
Hvordan udregner man gevinstpotentialer? 30
Gevinstrealiseringer 30
Hvordan måles på kalkuleret gevinstpotentiale? 30
Rapportering 31
Kontraktstyring: 32
Hvorfor Kontraktstyring? 32
Hvordan arbejder SUI med Kontraktstyring? 32
Hvem har ansvaret for Kontraktstyring? 32
Kurser og uddannelse 33
En praktisk introduktion til udbudsverdenen 33
FAQ – svar på typisk stillede spørgsmål? 33
Support på indkøbssystemer i SUI – Sydsjællands Udbud & Indkøbssamarbejde 34
Bilag 1 – Skema til udbudsplan 35
Bilag 2 – Folder: Velkommen i din brugergruppe 36
Bilag 3 – Synliggørelse af arbejdet i SUI 37
Optimer dit sprog - Læs vores guide og scor topkarakter
Uddrag
Ligebehandlingsprincippet:
Ifølge ligebehandlingsprincippet må ensartede situationer ikke behandles forskelligt, og forskellige forhold må ikke behandles ens
med mindre der er en objektiv og sagligt begrundet årsag hertil. Derfor skal udvælgelsen af ansøgere ske ud fra objektive kriterier, og både forhandlinger samt tildeling af ordren skal afvikles i overensstemmelse med fundamentale krav og regler.
Der er eksempelvis grænser for, hvad kommune og tilbudsgiver må have en dialog om, og der er ligeledes krav om, at kommunen ikke må give en tilbudsgiver oplysninger, som de andre tilbudsgivere ikke også får adgang til på samme tid.
Ethvert hensyn, man tager, gælder også for tilbudsgivere, der ikke har tænkt sig at byde, da de måske ville have deltaget, hvis udbudsmaterialet eller processen havde været anderledes.
Af samme årsag må man eksempelvis ikke give en mulig tilbudsgiver detaljer om et kommende udbud før en offentliggørelse.
Det skyldes, at sådanne detaljer kan give den pågældende tilbudsgiver en potentiel fordel over andre tilbudsgivere, som først får kendskab til detaljerne, når de offentliggøres.
Gennemsigtighedsprincippet:
Gennemsigtighedsprincippet ligger i forlængelse af princippet om ligebehandling. Her ønskes der åbenhed, når det gælder kommunens handlinger og intentioner
så man har mulighed for at kontrollere, om der er sket en forskelsbehandling. Det betyder blandt andet, at man skal anvende bestemte skabeloner, når man offentliggør udbuddet
at man skal begrunde sine afgørelser, og at man generelt skal kunne dokumentere sine handlinger. Sidstnævnte skyldes, at det er kommunens opgave at bevise, at udbudsreglerne rent faktisk er blevet overholdt.
Men det skyldes også, at tilbudsgiver skal være i stand til at vurdere, om kommunen har overholdt de processer, kriterier og metoder, som er opstillet for tildelingen af kontrakten.
Proportionalitetsprincippet:
Ifølge proportionalitetsprincippet må det offentlige ikke stille større krav og betingelser
end hvad der er nødvendigt og passende i forhold til det konkrete indkøbs behov. Det gælder for samtlige krav, som man stiller tilbudsgiverne, eksempelvis vedrørende tidsfrister for aflevering af tilbud og krav til tilbudsgivers egnethed.
Vælger en kommune at sætte fokus på virksomheders økonomiske egnethed, må der derfor ikke stilles krav om en meget stor omsætning eller egenkapital, hvis opgaven, der skal bydes på, er begrænset.
Det handler med andre ord om at skabe overensstemmelse mellem det, opgaven går ud på, og de krav, man stiller tilbudsgiverne.
---
SUI betjener til daglig brugere på tværs af kommunegrænserne i Faxe og Næstved Kommune. Opgaverne varierer bredt fra hjælp til eksempelvis eksisterende kontrakter, afklaring omkring udbudsprocedurer
gennemlæsning af kontrakter og materiale til tilbudsindhentning. For at kunne hjælpe bedst muligt – og inden for en kendt tidsramme, er der fastsat følgende retningslinjer:
De indkomne forespørgsler besvares som hovedregel af den indkøbskoordinator/udbuds¬koordinator, der er tilknyttet det fagområde som henvendelsen handler om. (Se afsnit om Teams for overblik over de respektive områder).
Såfremt den fagspecifikke medarbejder ikke er til rådighed og derfor ikke har mulighed for at besvare henvendelsen, vil en kollega fra andet fagområde tage opgaven inden for samme tidsfrist.
Hvis man skal indmelde et nyt udbud til den fælles udbudsplan, er der udarbejdet en skabelon til netop det formål. Skema fremgår som Bilag 1 – Skema til udbudsplan.
Det er ligeledes vigtigt, at skemaet i bilag 1 benyttes, således at det er nemt og overskueligt at få det indmeldte udbud tilføjet på udbudsplanen.
I forbindelse med anmodning om tilføjelser til udbudsplan, vil bruger få et svar med information om udbuddets oprettelse til udbudsplan. Herunder prioritering på udbudsplan med information om hvornår udbuddet forventes igangsat.
Skriv et svar