Problemformulering
På baggrund af udviklingen, der har været indenfor organisationsstruktur i Foreningen af Frie Ung- doms- og Efterskoler i 2002, hvor der er sket opdeling af foreningens forretningsmæssige og admi- nistrative arbejde i fire hovedområder / enheder (Pædagogisk, Informations-, Juridisk og Økono- misk enhed), ønskes der en systematisk ordnet oversigt over de konti, som forekommer i foreningens bogføring.
For at kunne styre aktiviteter under foreningen og kunne føre et regnskab for hver enhed, skal der opbygges en ny kontoplan i samarbejde med Foreningens revisor.
Problemformulering:
Hvordan skal en ny kontoplan for Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler udformes, så den samtidig afspejler den nye organisationsstruktur?
Indledning
Jeg er kontorelev m. speciale i administration på andet år i virksomheden Efterskolernes Sekretariat, der er sekretariat for Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler, som er en skoleformsforening med følgende primære opgavefelter:
- Forhandlings- og ansættelsesopgaver med vægt på juridiske forhold
- Økonomisk og rådgivningsmæssige opgaver for skoler
- Pædagogik, kurser, internationaltmæsige arbejdsopgaver
- PR, oplysningsarbejde, IT, medlemsrelation
Efterskolernes Sekretariat med 12 fast ansatte og 2 kontorelever servicerer foreningens styrelse, enheder og projekter under ledelse af en kontorleder.
I min tid som elev har jeg været på turnus mellem de to forskellige kontorer (oplysningskontor og bogholderi), hvor jeg har været 6 måneder i hvert kontor ad gangen. På nuværende tidspunkt mang- ler jeg kun én afdeling i min turnus, som er bladet Efterskolen I/S.
Da jeg på nuværende tidspunkt har større indblik i bogholderiafdelingens rutiner og arbejdsgange, har jeg valgt at lade min fagprøve tage udgangspunkt i en pro- blemstilling der.
Opgaverne i oplysningskontor består i at servicere såvel det interne personale som de eksterne ansøgere. Intern servicering omfatter medlemskartotek, udvalg og repræsenta- tion, regioner, kursuskontor, servicering af faste udvalg, rundsendelser, kalender, besty- relsesmapper og vedligeholdelse af databaser.
Ekstern servicering omfatter telefonisk vejledning og oplysning, vejledning og oplysning via e-mail, udvikling og vedligehol- delse af hjemmeside, udvikling og vedligeholdelse af kontakt og fagdatabase og distri- bution af materialer.
Opgaverne i bogholderi omfatter kontering, bogføring, fakturering, budget og budgetop- følgning, regnskabsaflæggelse, projektregnskaber (kursus og forsøgsmidler), lønnings- bogholder og salg af publikationer.
Ud over de overnævnte opgaver er der også andre faste og løbende arbejdsopgaver. Fa- ste årlige opgaver omfatter fællesbrochurer, Efterskolebogen, årsmøde, Efterskolernes Dag, distribution af fællesbrochure og distribution og fakturering af Efterskolebogen.
Andre løbende opgaver omfatter statistik, korrektur, vedligehold af EDB, teknik i øv- rigt, udstilling, billedmateriale, sikkerhedsrepræsentant, elevoplæring, holde sig ajour med love og bekendtgørelser og udarbejdelse af diverse publikationer.
Indholdsfortegnelse
1. Forord 2
2. Indledning 3
3. Problemformulering 4
4. Afgrænsning 4
5. Valg Af Metode 4
5.1 Gantt – Kort 5
5.2 Fakir Modellen 6
5.3 Opgaveløsningsprocessen 7
6. Beskrivelse Af Den Nuværende Kontoplan 8
7. Primær Dataindsamling 9
7.1 Grundspørgsmål 9
7.2 Spørgsmålstyper 9
7.3 Fejltyper I Forbindelse Med Udvælgelse Og Interviews 10
7.3.1 Stikprøvefejl 10
7.3.2 Systematiske Fejl 10
8. Udarbejdelse Af Interviewskema 11
8.1 Baggrund 11
8.1.1 Opstilling Af Overordnede Krav Til En Ny Kontoplan 11
8.1.2 Indsamling Af øNsker Til En Ny Kontoplan 11
8.2 Analyse Og Vurdering Af Svar 12
8.2.1 Opstilling Af Overordnede Krav Til En Ny Kontoplan 12
8.2.2 Indsamling Af øNsker Til En Ny Kontoplan 12
8.3 Delkonklusion 13
9. Fremgangsmåde Og Løsningsproces 13
9.1 Skitsering Af Hovedkonti (Bilag 3)9 13
9. 2 Skitsering Af En Ny Kontoplan Med Alle Konti (Bilag 4)10 13
9.3. Beskrivelse Af Den Nye Kontoplan (Bilag 5)11 15
10. Konklusion 16
11. Evaluering Og Perspektivering 17
12. Litteraturliste 19
Optimer dit sprog - Læs vores guide og scor topkarakter
Uddrag
Som det ses ud af bilag 3, har jeg på basis af interviews og de informationer, jeg har indsamlet, ta- get udgangspunkt i Foreningens nye struktur og herom skitseret hovedkonti, der ønskes som beslut- ningsgrundlag.
Foreningen har fælles og afklaret økonomimodel, der gør det muligt at definere, systematisere og prioritere de informationsbehov, som skal imødekommes gennem den interne kon- toplan, derfor har indsamling af informationsønsker resulteret i ensartede krav til kontoplanen, der vil afspejle Foreningens styringsmodel, d. v. s. ensartet struktur uafhængig af enhedens aktiviteter.
Efter skitsering af hovedkonti blev der drøftet med Foreningens leder, hvilke underkonti, som skal støtte hovedkonti og herunder gennemgået den eksisterende kontoplan og erfaringer med den.
Der blev afklaret hvilke konti, der kan samles i en. Fra den gamle kontoplan blev flere, op til 4 konti slået sammen til en ny konto. Der blev oplyst, at der ikke ønskes ændringer under balancen, d.v.s. aktiver og passiver skulle kun have nye kontocifre og ikke andet.
Skriv et svar